如何利用“帕金森定律”在更短的时间内完成更多工作

在这个快节奏的时代，我们总是忙忙碌碌，仿佛有做不完的事情。但你有没有发现，有时候明明一个任务只需要两小时就能完成，却因为种种原因拖延至一周甚至更久？你是否总是在最后一天甚至最后几分钟去冲刺做一项重要的工作？这背后的原因，可能正是帕金森定律在起作用。

什么是“帕金森定律”

帕金森定律最有名的一句话是：“工作总会不断膨胀，直到填满所有可用时间。”（Work expands to fill the time available for its completion.）意即人会不断拖延、分心、增加任务复杂度，直到时间用尽。

1955年，英国著名的历史学家西里尔・诺斯古德・帕金森（Cyril Northcote Parkinson）在《经济学人》发表了一篇幽默的论文，其中写道：同样是寄出一封明信片，一个大忙人只要花3分钟，但一位闲来无事的老太太却需要一整天，包含一小时找明信片、半小时找眼镜、一个半小时写卡片、20分钟决定是否要带雨伞出门⋯ ⋯，不自觉就创造了许多无关紧要的支线任务，直到一天结束。

帕金森举的例子虽然极端，却反映出职场上常见的情况：“当一个人可运用的工作时间愈多、效率愈低落；反倒是死线当前，愈能高效产出。”

事实上，帕金森定律不只适用于时间管理，在其它方面也对资源浪费。例如：许多人总是不断堆加电脑里的资料，直到容量耗尽。项目不断扩大，直到资源耗尽；财务支出不断增加，直到可用预算耗尽。

总归来说，当人们自觉有余裕时，就不会采取最高效的方式工作。令人担忧的是，帕金森定律不只影响个人工作绩效，更可能造成组织出现「人浮于事」的现象。

帕金森指出，一位效率不佳的管理者通常有3个选项：第一，直接把位子让给更能干的人才；第二，让更能干的人成为左右手；第三，聘用比自己水平低的下属。不难想像，人为了巩固自己的权力，经常会选择第三条路，导致二流主管带三流人才，组织看似不断扩张，却集体浪费时间与资源。

如何对抗帕金森定律

帕金森定律之所以是「定律」，代表人受到天性所趋，若没有刻意与之对抗，很容易就会落入陷阱，那么如何对抗帕金森定律？可以从以下三个方面着手：

设定积极的自我约束期限

克服帕金森定律的第一步是设定自我约束的期限，更准确地说，设定更短的最后期限。当你设定最后期限时，你就创造了一个强大的激励氛围，这会迫使你专注。与其以「我有多少时间？」的心态来面对，不妨开始思考您实际上需要在每个任务花费多少时间，并且据此为自己设定期限。

设定更短的最后期限，精确而紧迫的时间限制对于提高效率和专注度至关重要。当你决定设定一个较短的最后期限时，你其实是在为自己打造一个高效的驱动力场。这种紧迫感会自然地促使你摒弃一切杂念，全神贯注于当前的任务。

以撰写博客文章为例，如果常规情况下你需要4个小时来完成一篇质量上乘的文章，那么尝试挑战自己，只给予2个小时的时间窗口。这种时间上的压缩不仅会激发你的创造力，还会促使你优化工作流程，剔除不必要的步骤，从而在有限的时间内达到最佳的效果。

通过这种方式，你不仅能够提高工作效率，还能够培养出在压力下冷静思考和高效执行的能力。

简化工作程序，善用二八定律

许多人困在不必要的细节中，未必是因为懒散，反而是因为过于「完美主义」，「构思」的时间远高出「行动」，导致工作流程过于复杂。

“回想看看，你一天花在写Email、开会、处理文书工作的时间，占了多少比例？”

任何事都有轻重缓急，每一件事都倾尽全力，其实是缺乏策略的表现，也容易沦为穷忙。

二八定律之所以广受欢迎，确实有其深刻的原因，那就是它的高效性和实用性。通过识别并优先处理最重要的20%的任务，我们能够更加精准地规划自己的一天，从而实现事半功倍的效果。

把大目标拆解成小项目

当目标过于远大，人们很难掌握进程，导致帕金森定律趁虚而入。因此，高效工作者都懂得如何拆解目标、设定可视化的小项目。

举例来说，90天后要上线的新项目，可能涵盖30个小项目、15个关键节点，当一一拆解出来，定期检视新进度、每周和向上汇报，就能按部就班逐步达标。

这么做的关键在于，随时都有近在眼前的目标，让自己保持战斗模式。

没有企业或工作者会乐见时间、资金、人力与脑力浪费，想在高度竞争的商业环境中取胜，即刻起，就要开始有意识地对抗帕金森定律。

您可以尝试帕金森定律，在生活的许多方面将截止日期压缩到最低限度。但要意识到“最低限度”和“时间不够”之间的界限——您的目标是在更短的时间内完成好工作，而不是让您失去工作或客户的灾难。

“为你最大的目标设定一个最后期限，并坚持下去，这样它们就不会变成又一个遗憾。”—卡洛斯•华莱士（Carlos Wallace）